publicado em 12/04/2018

Engana-se quem pensa que o eSocial é assunto restrito a Recursos Humanos. Na palestra feita pelo contador e consultor Trabalhista e Previdenciarista, Emerson Costa Lemes, durante Reunião com Associados do Sinduscon-PR, no dia 9 de abril, ficou claro que este instrumento novo do governo perpassa por vários setores da empresa, além do RH: jurídico, financeiro, faturamento, TI, SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho) e área tributária.

Em sua explanação, o consultor explicou um pouco sobre o objetivo e funcionamento do eSocial, e fez uma série de alertas quanto às rotinas de trabalho das empresas, principalmente para evitar multas da Receita Federal do Brasil, que é o órgão do governo que fará o gerenciamento desta grande plataforma.

Para começar, todas as empresas ou empregadores que têm funcionários ou poderiam ter, e toda Pessoa Jurídica que paga algum tipo de rendimento que possa ter retenção de Imposto de Renda estão obrigados a prestar informações ao estado via eSocial.

Ele fez um alerta sobre os contratos de trabalho: a formalização do registro deve ser efetuada antes de o funcionário começar sua atividade, do contrário a empresa será multada, como estabelece a CLT (um salário mínimo pelo descumprimento desta regra).

"Antes, o governo não tinha como saber que a formalização ainda não havia sido feita, só sabia que havia um novo colaborador no dia 7 do mês seguinte quando as empresas enviavam a GFIP e o CAGED. Mas agora com o eSocial, se a empresa deixar para formalizar depois, no fechamento da folha, a Receita Federal do Brasil irá enviar recibo, notificação do erro e a multa", frisa.

O contador destaca a importância de as empresas se anteciparem a esta adaptação ao eSocial, pois existem várias possíveis incongruências que podem gerar incompatibilidade de informação, a exemplo de dados básicos dos funcionários. "É preciso cadastrar todos os colaboradores no sistema, um a um. Se o número do PIS estiver errado, se houver funcionária com nome de casada que não alterou os documentos (carteira de trabalho, RG, CPF, etc), a RFB não vai aceitar porque o documento está incorreto", diz.

Ele salienta ainda que nenhuma nova obrigação fiscal, previdenciária ou trabalhista foi criada pelo eSocial, elas já existem. "Não está sendo criado nada novo, mas as rotinas passarão a ser controladas pelo eSocial, pela Receita Federal, que vai exigir das empresas o cumprimento de todas as regras existentes no mundo do trabalho", alerta.

Qual é o grau de risco da atividade da empresa? Será que esta informação está correta no seu sistema? É muito importante verificar esta questão, basta consultar o Decreto 3048/99, que apresenta o índice de acidente de trabalho por atividade (CNAE). "Se esta informação não estiver certa, será motivo do cadastro da empresa no eSocial voltar acusando erro", frisa.

Case Plaenge

O analista de Administração de Pessoal do Grupo Plaenge, Willian Fabrin, destaca que a empresa começou a estudar o eSocial a partir do primeiro cronograma lançado pela RFB, em agosto de 2016, quando passaram a participar de palestras e treinamentos.

"Foi um susto atrás do outro, porque percebemos que a rotina do nosso trabalho teria de mudar. Antes, quando uma pessoa era contratada, levávamos uma semana ou mais até dar continuidade à formalização daquele novo registro de trabalho, e com eSocial vimos que tudo o que acontecia tinha de ser resolvido no mesmo dia, para evitar multas do governo.

Para dar início à adaptação ao eSocial, a empresa pegou os layouts de todas as tabelas do sistema para mapeá-las a fim de entender quais as informações seriam exigidas. "Muitas das tabelas dependem de informações do RH, mas o que deu muito trabalho foi a qualificação cadastral, pois envolve todos os colaboradores da empresa, que muitas vezes estão com dados distorcidos", diz.

Ele informa que os primeiros testes de envio de dados ao sistema do eSocial foram feitos em dezembro de 2017 e janeiro de 2018, sendo que houve muitos percalços. "Por isso o TI da empresa precisa estar próximo do RH, acompanhando e dando suporte neste processo", ressalta.

Case Cinco Tecnologia

A gerente de contas, ativo, financeiro e de Tecnologia da CINCO Tecnologia, Claudia Lousada Ramos, explicou a importância da tecnologia nos processos das empresas para que o eSocial funcione de maneira adequada.

"Algo que as empresas precisam se preocupar nesse momento é ter um software que contemple todas as obrigações do eSocial. Se não tiverem uma fonte segura aonde o input dessas informações traga segurança à empresa, certamente haverá inconsistência de dados o que acarretará em multa", considera.

Com todas as informações em convergência nas entidades: Receita Federal, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência Social e Caixa Econômica, o processo ficará alinhado sem ocasionar danos às empresas. "É uma questão e adaptação e organização ao novo processo que está sendo instalado e que passará a ser cobrado a partir de julho", reforça a gerente da CINCO Tecnologia.

Foto: Valtecir Santos